كيفية حساب سعة تخزين الأرشيف لمشروع رفوف متنقلة

عند التخطيط لغرفة الأرشيف، فإن أحد الأسئلة الأولى التي يطرحها المشترون هو:

"كم عدد صناديق الأرشيف التي يمكنني تخزينها في هذه الغرفة؟"

الإجابة ليست ببساطة مساحة الغرفة مقسومة على مساحة الرفوف.

ينبغي أن يأخذ حساب سعة الرفوف المتحركة الموثوق به في الاعتبار الحجم الفعلي لصندوق الأرشيف، وأبعاد الرفوف القابلة للاستخدام، ومستويات الرفوف، وإمكانية الوصول من جانب واحد أو من جانبين، وعدد الفتحات، وعدد الصفوف المتحركة، ومتطلبات الممرات، ونمو المستندات في المستقبل، والحمل الهيكلي.

هذا الأمر مهم لأن... نظام رفوف متحرك يقلل هذا النظام من عدد الممرات المفتوحة بشكل دائم. فبدلاً من وجود ممر وصول بين كل صف من الرفوف، تتحرك صفوف متعددة من الرفوف على طول مسارات بحيث يتم فتح ممر عند الحاجة إلى الوصول.

في تطبيقات الأرشفة المحددة، إدارة المحفوظات والسجلات الوطنية الأمريكية وقد لوحظ أن الرفوف المتحركة المدمجة يمكن أن توفر ضعف حجم التخزين تقريبًا في نفس المساحة مقارنةً بالترتيبات التقليدية. ومع ذلك، فإن النتائج الفعلية تعتمد بشكل كبير على هندسة الغرفة وتصميم النظام.

وقد لاحظت شركة KAYOU المبدأ نفسه في مشاريع عملية. ففي أحد مشاريع غرف الأرشيف في البرازيلأدى تصميم رفوف متحركة مخصصة إلى زيادة سعة تخزين الأرشيف بنسبة تقريبية 80% مقارنة بترتيب التخزين السابق للعميل، مع تحسين التصنيف والوصول إلى الملفات أيضًا.

هذا صحيح لا يعني ذلك أن كل مشروع سيحقق ربحًا بنسبة 80% أو 100%. والنهج الصحيح هو حساب كل غرفة على حدة.

1. ابدأ بمواد الأرشيف، وليس بالرفوف

قبل اختيار تصميم رفوف متحركة، حدد أولاً ما سيتم تخزينه بالضبط.

بالنسبة لمشاريع الأرشفة، تتضمن المعلومات الأكثر فائدة عادةً ما يلي:

من الأخطاء الشائعة البدء بأبعاد الرفوف الخارجية مثل عرض 900 مم دون التحقق من الطول الفعلي الصافي للرف الداخلي.

قد تؤدي الدعامات الرأسية والألواح الجانبية ودعامات الرفوف والمكونات الأخرى إلى تقليل مساحة التخزين القابلة للاستخدام.

لحساب السعة، استخدم دائمًا ما يلي:

طول الرف الداخلي القابل للاستخدام، وليس مجرد العرض الخارجي الاسمي لوحدة الرفوف.

2. الصيغة الأساسية لسعة صندوق الأرشيف

بالنسبة لصناديق الأرشيف المخزنة جنبًا إلى جنب، فإن الحساب الأساسي بسيط.

الخطوة 1: حساب عدد الصناديق لكل رف

عدد الصناديق لكل رف = طول الرف القابل للاستخدام ÷ عرض صندوق الأرشيف

قم دائمًا بتقريب النتيجة تحت إلى صندوق كامل.

على سبيل المثال:

• طول الرف القابل للاستخدام: 900 مم

• عرض صندوق الأرشيف: 75 مم

حساب:

900 ÷ 75 = 12 صندوقًا

لذلك:

مستوى رف واحد = 12 صندوقًا للأرشيف

الخطوة الثانية: حساب السعة لكل خليج

افترض أن وحدة الرفوف تحتوي على ستة مستويات رفوف قابلة للاستخدام.

12 صندوقًا × 6 مستويات = 72 صندوقًا

لذلك:

فتحة واحدة، واجهة تخزين واحدة = 72 صندوق أرشيف

إذا كان صف الرفوف المتحركة مزدوج الجوانب:

72 × 2 = 144 صندوقًا لكل قسم

الخطوة 3: حساب السعة لكل صف

لنفترض أن كل صف من صفوف الأجهزة المتنقلة يحتوي على أربعة خانات:

144 صندوقًا × 4 خانات = 576 صندوقًا لكل صف مزدوج الجوانب

إذا كان المشروع يحتوي على ثمانية صفوف تخزين مكافئة مزدوجة الجوانب:

576 × 8 = 4608 صندوق أرشيف

وبالتالي، فإن القدرة النظرية المبسطة هي:

4608 صندوق أرشيف

هذا الحساب مفيد للتخطيط الأولي للمشروع، ولكنه ليس السعة النهائية للغرفة بعد.

لا يزال يتعين التحقق من الأبواب والجدران والأعمدة وحدود المسار ووحدات النهاية الثابتة وممرات الوصول والقيود الأخرى أثناء تصميم التخطيط.

3. معادلة سعة الرفوف المتحركة الكاملة

للحصول على حجم موحد لصناديق الأرشيف، يمكن للمشترين استخدام صيغة التخطيط التالية:

إجمالي سعة الأرشيف = عدد الصناديق لكل رف × مستويات الرفوف × عدد الفتحات لكل صف × عدد واجهات التخزين × عدد الصفوف

بالنسبة للمثال أعلاه:

12 × 6 × 4 × 2 × 8 = 4608 صندوقًا

أين:

بالنسبة للغرف التي تحتوي على عدة تنسيقات مختلفة للمستندات، قم بما يلي: لا احسب متوسط ​​جميع أحجام الصناديق معًا.

احسب كل فئة من فئات الأرشيف على حدة.

على سبيل المثال، قد تتطلب ملفات المحاسبة والملفات القانونية والرسومات والمجلدات المجلدة وعلب الأرشيف القياسية أعماقًا مختلفة للأرفف وارتفاعات صافية مختلفة.

4. حساب السعة التخزينية الخطية عند اختلاف أحجام الصناديق

لا تستخدم جميع الأرشيفات صناديق متطابقة.

بالنسبة للمجلدات والكتب وتنسيقات الملفات المختلطة، سعة التخزين الخطية قد يكون قياسًا أكثر فائدة.

الصيغة هي:

سعة التخزين الخطية = طول الرف القابل للاستخدام × عدد مستويات الرفوف × عدد الفتحات × عدد واجهات التخزين × عدد الصفوف

باستخدام المثال نفسه:

• طول الرف: 0.9 متر

• المستويات: 6

• عدد الخلجان: 4

• الوجوه: 2

• عدد الصفوف: 8

الحساب هو:

0.9 × 6 × 4 × 2 × 8 = 345.6 مترًا طوليًا

وبالتالي، يوفر نظام الرفوف المتحركة ما يقارب:

345.6 متر طولي من الطول النظري للملف

تعتبر المقاييس الطولية مفيدة بشكل خاص عندما يعرف مديرو الأرشيف عدد أمتار المستندات الموجودة لديهم ولكن ليس لديهم صناديق تخزين موحدة حتى الآن.

5. لا تصمم فقط لمجلد الأرشيف الحالي

غالباً ما يكون النظام الذي يستوعب الأرشيف الحالي تماماً غير كافٍ قبل نهاية عمره الافتراضي.

لنفترض أن شركة ما لديها حاليًا:

3800 صندوق أرشيف

ويتوقع نمواً صافياً في الأرشيف بنسبة:

4% سنوياً

إذا استمر تراكم السجلات لمدة خمس سنوات، دون الأخذ في الاعتبار التدمير أو التخلص المقرر، فإن الطلب المقدر يصبح:

3800 × 1.04⁵ ≈ 4623 صندوقًا

قدم مثالنا السابق للرفوف المتحركة ما يلي:

4608 صندوقًا

يبدو ذلك كافياً عند مقارنته بـ 3800 صندوق اليوم، ولكن بعد خمس سنوات، من المتوقع أن يكون الاحتياج حوالي15 صندوقًا أكبر من السعة المحسوبة.

وهذا يوضح نقطة مهمة:

المخزون الحالي والقدرة التصميمية ليسا الشيء نفسه.

بالنسبة لمشاريع الأرشفة طويلة الأجل، يجب على المشترين تقديم معلومات حول قواعد الاحتفاظ بالوثائق، والإضافات السنوية المتوقعة، والتخلص المخطط له من السجلات.

إحدى الصيغ المفيدة للتنبؤ هي:

متطلبات الطاقة المستقبلية = المخزون الحالي × (1 + معدل النمو السنوي الصافي)

أين ن هو عدد السنوات المخطط لها.

بالنسبة للمؤسسات التي لديها جداول إتلاف منتظمة، استخدم نمو الأرشيف الصافيبدلاً من إنشاء مستندات جديدة بالكامل.

6. لماذا يمكن للرفوف المتحركة تخزين كمية أكبر من الرفوف الثابتة؟

تتطلب أنظمة الرفوف الثابتة التقليدية عادةً ممرات دائمة متعددة.

ضع في اعتبارك عدة صفوف متوازية من الرفوف. إذا كان على العمال الوصول إلى جانبي الصفوف الثابتة، فقد يتم تخصيص مساحة أرضية كبيرة للممرات بدلاً من السجلات.

يقوم نظام الرفوف المتحركة بوضع وحدات الرفوف على قواعد ومسارات متحركة. ويمكن ضغط الصفوف معًا، ولا يُفتح ممر التشغيل إلا عند الحاجة.

رفوف متحركة يدوية من كايو يستخدم هذا المبدأ لإنشاء وحدات تخزين عالية الكثافة لغرف الأرشيف والمكاتب والمكتبات والمدارس والمستشفيات والمتاحف ومناطق تخزين الوثائق. ويمكن تخصيص النظام وفقًا لأبعاد الغرفة وارتفاع السقف وأبعاد المواد المخزنة ومستويات الرفوف ومتطلبات حمولة المشروع.

ومع ذلك، لا يوجد بيان عالمي مسؤول مثل:

"تزيد الرفوف المتحركة دائمًا من السعة بنسبة 80%."

يعتمد التحسن الحقيقي على عوامل مثل:

لذلك ينبغي حساب المشروع انطلاقاً من مخطط الأرضية الفعلي.

7. تحقق من حمولة الرف قبل زيادة السعة

لا تقتصر سعة التخزين على عدد الصناديق التي تتسع لها المساحة المادية فحسب.

يجب التحقق من الوزن أيضاً.

يفترض:

• متوسط ​​وزن صندوق الأرشيف = 8 كجم

• عدد الصناديق في كل رف = 12

تصبح حمولة الرف الفعلية:

12 × 8 = 96 كجم

إذا كان الرف المختار يتمتع بقدرة تحمل حمولة موزعة بشكل منتظم تبلغ 120 كجم:

120 - 96 = 24 كجم السعة الاسمية المتبقية

لكن هذه الحسابات البسيطة تفترض أن الحمل موزع بشكل معقول.

قد يؤدي تركيز الملفات الثقيلة على جانب واحد من الرف إلى خلق حالة هيكلية مختلفة.

ولهذا السبب، ينبغي على مشتري المشاريع تقديم الوزن الفعلي المتوقع لكل رفبدلاً من اختيار الرفوف بناءً على أبعاد الصندوق المادية فقط.

8. لا تتجاهل إجمالي حمولة الأرضية

هذا أحد أهم الفروق بين الرفوف العادية وتخزين الأرشيف المتنقل عالي الكثافة.

تخيل آلاف الصناديق الأرشيفية متمركزة في مساحة أرضية صغيرة نسبياً.

يجب أن يتحمل أرضية المبنى ما يلي:

وزن الرفوف الميت + وزن القاعدة المتحركة + حمولة الأرشيف + أحمال التشغيل

بالنسبة للأنظمة المتنقلة، قد يحتاج المهندسون أيضًا إلى تقييم الأحمال المنقولة عبر القضبان والعجلات بدلاً من الاعتماد فقط على متوسط ​​الحمل البسيط للغرفة بالكيلوجرام/متر مربع.

قبل الإنتاج النهائي والتركيب، يجب على مالك المبنى أو مهندس المشروع التأكد من أن البلاطة والهيكل الداعم مناسبان لنظام الرفوف المتحركة المقترح.

لا تفترض أبدًا أنه لمجرد تركيب خزائن الملفات العادية مسبقًا في غرفة ما، فإن الأرضية يمكنها تلقائيًا دعم نظام تخزين متنقل أكثر كثافة.

9. ارتفاع الرف ليس ببساطة "كلما كان أعلى كان أفضل"

يبدو أن إضافة مستوى رف آخر طريقة سهلة لزيادة السعة.

على سبيل المثال:

ستة مستويات ← سبعة مستويات

من الناحية النظرية، سيؤدي ذلك إلى زيادة عدد مواقع التخزين لكل حجرة.

ومع ذلك، يجب أن يأخذ التصميم النهائي في الاعتبار أيضًا ما يلي:

• ارتفاع السقف،

• متطلبات أنظمة الرش والحماية من الحرائق،

• معدات التدفئة والتهوية وتكييف الهواء،

• إضاءة،

• ارتفاع الوصول الآمن،

• أبعاد العنصر المخزن،

• متطلبات البناء المحلية.

إرشادات الأرشفة من نارا كما يؤكد على ضرورة أن يراعي تصميم الرفوف تكوين التخزين، والتركيب الآمن، والاستقرار الهيكلي، ومتطلبات البناء المعمول بها. وتسمح إرشادات التخزين الأرشيفي باستخدام كل من الرفوف الثابتة والمتحركة المدمجة، وتتطلب أن تتناسب أبعاد الرفوف مع حجم وعدد الصناديق المخزنة.

هذه المتطلبات خاصة بالبيئات الأرشيفية الخاضعة لسيطرة إدارة المحفوظات والسجلات الوطنية في الولايات المتحدة، وينبغي لا تُعامل كقوانين عالمية لكل دولة.

يجب أن يتوافق مشروعك مع متطلبات السلامة من الحرائق والبناء وإمكانية الوصول والمتطلبات الهيكلية المحلية المعمول بها في موقع التركيب.

10. طريقة أفضل لمقارنة مقترحين لأنظمة الرفوف المتحركة

عند مقارنة عروض أسعار الموردين، لا تقارن فقط ما يلي:

"كم عدد وحدات الرفوف المشمولة؟"

بدلاً من ذلك، قارن بـ سعة الأرشيف القابلة للاستخدام.

على سبيل المثال:

قد يوفر اقتراح يحتوي على عدد أقل من الصفوف الفردية في الواقع سعة تخزين قابلة للاستخدام أكبر إذا استخدم المزيد من الفتحات، أو طول رفوف أكثر فعالية، أو مستويات إضافية مناسبة.

بالنسبة لمشاريع الأعمال بين الشركات (B2B)، ينبغي أن تتضمن المقارنة الأفضل ما يلي:

الأمتار الطولية القابلة للاستخدام، وسعة صندوق الأرشيف، وحمولة الرف، وإجمالي حمولة النظام، ومساحة الأرضية المطلوبة.

11. أخطاء شائعة في حساب سعة الأرشيف

12. ما المعلومات التي يجب عليك إرسالها للحصول على عرض أسعار لرفوف متحركة؟

للحصول على تصميم أكثر دقة لأرفف الأرشيف، توصي شركة KAYOU بتوفير معلومات المشروع التالية:

معلومات عن الغرفة: الطول والعرض والارتفاع بوضوح، بالإضافة إلى مخطط أرضي يوضح الأبواب والنوافذ والأعمدة والعوارض وغيرها من العوائق.

معلومات الأرشيف: إجمالي عدد الصناديق أو أمتار الملفات الخطية، وأبعاد الصندوق، ومتوسط ​​الوزن، وفئات المستندات.

متطلبات التخزين: مستويات الرفوف، والسعة المستقبلية المطلوبة، والنمو المتوقع للأرشيف، وتكرار الوصول إليه.

معلومات المشروع: بلد التركيب، والتشغيل اليدوي أو الكهربائي المفضل، وحالة الأرضية وأي متطلبات خاصة بالمشروع تتعلق بالحريق أو الهيكل أو إمكانية الوصول.

وبذلك تستطيع شركة KAYOU تقييم المساحة المتاحة وتطوير تصميم رفوف متحركة بناءً على متطلبات الأرشيف الفعلية بدلاً من مجرد توفير عدد محدد مسبقًا من الخزائن.

يمكن تهيئة أنظمة الرفوف المتحركة اليدوية من KAYOU بمستويات رفوف قابلة للتعديل، وقواعد متحركة، وأنظمة مسارات، ومحركات يدوية بعجلات، وأنظمة قفل، وتصميمات غرف مخصصة لتطبيقات الأرشفة وتخزين المستندات.

الرفوف المتحركة اليدوية أم الكهربائية: هل يؤثر ذلك على السعة؟

في العديد من المشاريع، يمكن استخدام تصميم أساسي مماثل عالي الكثافة في رفوف التخزين المتحركة اليدوية والكهربائيةلذا فإن طريقة التخزين نفسها ليست بالضرورة هي التي تحدد سعة الأرشيف.

غالباً ما يرتبط القرار بمتطلبات التشغيل.

تُعدّ الأنظمة اليدوية عمليةً مناسبةً لغرف الأرشيف الصغيرة والمتوسطة الحجم ذات معدل استرجاع معتدل، بينما قد توفر الأنظمة الكهربائية تشغيلاً أكثر ملاءمةً للمنشآت الأكبر حجماً أو المشاريع التي تتطلب وصولاً متكرراً. وتصف شركة KAYOU كلا النظامين، اليدوي والكهربائي، كخياراتٍ تناسب ظروف المشاريع المختلفة.

لذلك ينبغي حساب السعة أولاً من تصميم التخزين ثم مطابقتها مع نظام التشغيل المناسب.

مثال على حساب سعة الرفوف المتحركة - ملخص نهائي

لنعد إلى مثالنا:

صندوق الأرشيف:
75 مم عرض × 350 مم عمق × 280 مم ارتفاع

الرف:
طول قابل للاستخدام 900 مم

إعدادات:
6 مستويات للأرفف
4 خلجان لكل صف
وجهان للتخزين
8 صفوف مزدوجة الجوانب

حساب:

900 ÷ 75 = 12 صندوقًا لكل رف

12 × 6 = 72 صندوقًا لكل واجهة خليج

72 × 2 = 144 صندوقًا لكل خانة مزدوجة الجوانب

144 × 4 = 576 صندوقًا لكل صف

576 × 8 = 4608 صندوق أرشيف

سعة التخزين الخطية:

0.9 × 6 × 4 × 2 × 8 = 345.6 متر

إذن، السعة التخزينية النظرية هي:

4608 صندوقًا قياسيًا أو 345.6 مترًا طوليًا من مساحة التخزين

يجب بعد ذلك التحقق من السعة الفعلية للمشروع مقابل تخطيط الغرفة، والعوائق الثابتة، ومتطلبات الممرات، ونمو الأرشيف، وأحمال الرفوف، وأحمال الأرضيات.

إن عملية التحقق النهائية هي التي تحول عملية حساب الرفوف البسيطة إلى خطة تخزين أرشيفية قابلة للاستخدام.