Cómo calcular la capacidad de almacenamiento de archivos para un proyecto de estanterías móviles

Al planificar una sala de archivo, una de las primeras preguntas que hacen los compradores es:

“¿Cuántas cajas de archivo puedo guardar en esta habitación?”

La respuesta no es simplemente dividir la superficie de la habitación por la superficie que ocuparán las estanterías.

Para calcular de forma fiable la capacidad de las estanterías móviles, se debe tener en cuenta el tamaño real de las cajas de archivo, las dimensiones útiles de los estantes, los niveles de los estantes, el acceso por uno o dos lados, el número de bahías, el número de filas móviles, los requisitos de los pasillos, el crecimiento futuro de los documentos y la carga estructural.

Esto importa porque un sistema de estanterías móviles Reduce el número de pasillos permanentemente abiertos. En lugar de mantener un pasillo de acceso entre cada fila de estanterías, varias filas de estanterías se desplazan sobre rieles, de modo que se abre un pasillo donde se requiere acceso.

En aplicaciones de archivo específicas, la Administración Nacional de Archivos y Registros de los Estados Unidos Se ha observado que las estanterías móviles compactas pueden ofrecer aproximadamente el doble de volumen de almacenamiento en el mismo espacio en comparación con las disposiciones convencionales. Sin embargo, los resultados reales dependen en gran medida de la geometría de la habitación y del diseño del sistema.

KAYOU ha visto el mismo principio en proyectos prácticos. En un proyecto de sala de archivo en Brasil, un diseño de estanterías móviles personalizado aumentó la capacidad de almacenamiento de archivos en aproximadamente 80% en comparación con el anterior acuerdo de almacenamiento del cliente., al tiempo que se mejora la clasificación y el acceso a los archivos.

Eso sí no Esto significa que cada proyecto obtendrá un 80% o un 100%. El enfoque correcto es calcular cada habitación individualmente.

1. Empiece por el material de archivo, no por las estanterías.

Antes de seleccionar una configuración de estanterías móviles, identifique primero qué se va a almacenar exactamente.

Para los proyectos de archivo, la información más útil normalmente incluye:

Un error común es comenzar con una dimensión de estantería externa como por ejemplo: 900 mm de ancho sin comprobar la longitud libre real del estante interior.

Los postes verticales, los paneles laterales, los soportes de los estantes y otros componentes pueden reducir el espacio de almacenamiento útil.

Para los cálculos de capacidad, utilice siempre:

longitud útil del estante interno, no simplemente el ancho exterior nominal de la unidad de estantería.

2. Fórmula básica para la capacidad de las cajas de archivo

Para las cajas de archivo almacenadas una al lado de la otra, el cálculo básico es sencillo.

Paso 1: Calcular cajas por estante

Cajas por estante = Longitud útil del estante ÷ Ancho de la caja de archivo

Siempre redondeando el resultado abajo a una caja entera.

Por ejemplo:

• Longitud útil del estante: 900 mm

• Ancho de la caja de archivo: 75 mm

Cálculo:

900 ÷ 75 = 12 cajas

Por lo tanto:

Un nivel de estante = 12 cajas de archivo

Paso 2: Calcular la capacidad por bahía

Supongamos que la estantería tiene seis niveles utilizables.

12 cajas × 6 niveles = 72 cajas

Por lo tanto:

Un compartimento, una cara de almacenamiento = 72 cajas de archivo

Si la fila de estanterías móviles es de doble cara:

72 × 2 = 144 cajas por bahía

Paso 3: Calcular la capacidad por fila

Supongamos que cada fila móvil contiene cuatro bahías:

144 cajas × 4 bahías = 576 cajas por fila de doble cara

Si el proyecto contiene ocho filas de almacenamiento de doble cara equivalentes:

576 × 8 = 4608 cajas de archivo

Por lo tanto, la capacidad teórica simplificada es:

4.608 cajas de archivo

Este cálculo resulta útil para la planificación inicial del proyecto, pero aún no representa la capacidad final de la sala.

Durante el diseño de la distribución, aún es necesario comprobar puertas, paredes, columnas, límites de vía, unidades de extremo fijo, pasillos de acceso y otras restricciones.

3. Fórmula para calcular la capacidad total de las estanterías móviles.

Para obtener un tamaño uniforme de caja de archivo, los compradores pueden utilizar la siguiente fórmula de planificación:

Capacidad total de archivo = Cajas por estante × Niveles de estante × Bahías por fila × Caras de almacenamiento × Número de filas

Para el ejemplo anterior:

12 × 6 × 4 × 2 × 8 = 4608 cajas

Dónde:

Para salas que contienen varios formatos de documentos diferentes, haga lo siguiente: no Promedio de todos los tamaños de cajas juntos.

Calcula cada categoría de archivo por separado.

Por ejemplo, los archivos contables, los archivos legales, los planos, los volúmenes encuadernados y las cajas de archivo estándar pueden requerir diferentes profundidades de estante y alturas libres.

4. Calcular la capacidad de archivo lineal cuando varían los tamaños de las cajas.

No todos los archivos utilizan cajas idénticas.

Para carpetas, libros y formatos de archivo mixtos, capacidad de archivo lineal puede ser una medida más útil.

La fórmula es:

Capacidad de archivo lineal = Longitud útil del estante × Número de niveles de estante × Bahías × Caras de almacenamiento × Filas

Usando el mismo ejemplo:

• Longitud del estante: 0,9 m

• Niveles: 6

• Bahías: 4

• Caras: 2

• Filas: 8

El cálculo es:

0,9 × 6 × 4 × 2 × 8 = 345,6 metros lineales

Por lo tanto, el sistema de estanterías móviles proporciona aproximadamente:

345,6 metros lineales de longitud de archivo teórica

Los medidores lineales resultan especialmente útiles cuando los responsables de archivos saben cuántos metros de documentos existentes tienen, pero aún no disponen de cajas de almacenamiento estandarizadas.

5. No diseñe solo para el volumen de archivo de hoy.

Un sistema que se ajusta exactamente al archivo actual suele resultar insuficiente antes del final de su vida útil.

Supongamos que una empresa actualmente tiene:

3.800 cajas de archivo

y prevé un crecimiento neto del archivo de:

4% anual

Si los registros continúan acumulándose durante cinco años, sin considerar la destrucción o eliminación programada, la demanda estimada será:

3.800 × 1,04⁵ ≈ 4.623 cajas

Nuestro ejemplo anterior de estanterías móviles proporcionó:

4.608 cajas

Eso parece suficiente en comparación con las 3.800 cajas actuales, pero después de cinco años el requerimiento previsto es aproximadamente15 cajas más que la capacidad calculada.

Esto ilustra un punto importante:

El inventario actual y la capacidad de diseño no son lo mismo.

Para proyectos de archivo a largo plazo, los compradores deben proporcionar información sobre las normas de conservación de documentos, las adiciones anuales previstas y la eliminación planificada de los registros.

Una fórmula de pronóstico útil es:

Requerimiento de capacidad futura = Inventario actual × (1 + tasa de crecimiento anual neta)ⁿ

dónde norte es el número de años que se están planificando.

Para organizaciones con programas de destrucción regulares, utilice crecimiento del archivo neto, en lugar de la generación de documentos totalmente nuevos.

6. ¿Por qué las estanterías móviles pueden almacenar más que las estanterías fijas?

Las estanterías fijas tradicionales normalmente requieren varios pasillos permanentes.

Consideremos varias filas de estanterías paralelas. Si los trabajadores deben acceder a ambos lados de las filas fijas, es posible que se destine una parte importante del espacio a pasillos en lugar de a archivos.

Un sistema de estanterías móviles coloca las unidades de estantería sobre bases y rieles móviles. Las filas se pueden compactar y el pasillo de operación se abre solo donde sea necesario.

Estanterías móviles manuales KAYOU Este principio se utiliza para crear sistemas de almacenamiento de alta densidad para archivos, oficinas, bibliotecas, escuelas, hospitales, museos y áreas de almacenamiento de documentos. El sistema se puede personalizar según las dimensiones de la sala, la altura del techo, las dimensiones de los artículos almacenados, los niveles de las estanterías y los requisitos de carga del proyecto.

Sin embargo, no existe una declaración universal responsable como la siguiente:

“Las estanterías móviles siempre aumentan la capacidad en un 80%.”

La mejora real depende de factores como:

Por lo tanto, un proyecto debe calcularse a partir del plano real de la planta.

7. Compruebe la carga de los estantes antes de aumentar la capacidad.

La capacidad de almacenamiento no se refiere únicamente a cuántas cajas caben físicamente.

También debe verificarse el peso.

Suponer:

• Peso promedio de la caja de archivo = 8 kg

• Cajas por estante = 12

La carga real en los estantes es:

12 × 8 = 96 kg

Si el estante seleccionado tiene una capacidad de carga uniformemente distribuida verificada de 120 kg:

120 − 96 = 24 kg de capacidad nominal restante

Pero este sencillo cálculo presupone que la carga está distribuida de forma razonable.

La concentración de archivos pesados ​​en un lado de un estante puede crear una condición estructural diferente.

Por esta razón, los compradores del proyecto deben proporcionar la peso real esperado por estanteen lugar de seleccionar las estanterías únicamente en función de las dimensiones físicas de las cajas.

8. No ignore la carga total del piso.

Esta es una de las diferencias más importantes entre las estanterías convencionales y el almacenamiento móvil de archivos de alta densidad.

Imagínese miles de cajas de archivo concentradas en una superficie relativamente pequeña.

El piso del edificio debe soportar:

Peso propio de las estanterías + peso de la base móvil + carga de archivo + cargas operativas

En el caso de sistemas móviles, los ingenieros también pueden necesitar evaluar las cargas transferidas a través de rieles y ruedas, en lugar de basarse únicamente en una carga promedio de la habitación en kg/m².

Antes de la producción e instalación finales, el propietario del edificio o el ingeniero del proyecto deben confirmar que la losa y la estructura de soporte son adecuadas para el sistema de estanterías móviles propuesto.

Nunca dé por sentado que, por el hecho de que previamente se hayan instalado archivadores comunes en una habitación, el suelo puede soportar automáticamente un sistema de almacenamiento móvil mucho más denso.

9. La altura de los estantes no es simplemente “cuanto más altos, mejor”.

Agregar otro nivel de estantes parece una forma sencilla de aumentar la capacidad.

Por ejemplo:

Seis niveles → siete niveles

En teoría, esto aumentaría las plazas de almacenamiento por bahía.

Sin embargo, el diseño final también debe tener en cuenta:

• espacio libre en el techo,

• requisitos de rociadores y protección contra incendios,

• equipos de climatización,

• iluminación,

• altura de alcance segura,

• dimensiones del artículo almacenado,

• requisitos de construcción locales.

Guía de archivo de NARA Asimismo, subraya que el diseño de las estanterías debe tener en cuenta la configuración de almacenamiento, la instalación segura, la estabilidad estructural y los requisitos constructivos aplicables. Su guía para el almacenamiento de archivos permite el uso de estanterías fijas y móviles compactas, y exige que las dimensiones de las estanterías se ajusten al tamaño y la cantidad de cajas almacenadas.

Estos requisitos son específicos de los entornos de archivo controlados por NARA en los Estados Unidos y deberían no Deben considerarse como regulaciones universales para todos los países.

Su proyecto debe cumplir con los requisitos locales aplicables en materia de incendios, construcción, accesibilidad y estructuras en el lugar de instalación.

10. Una mejor manera de comparar dos propuestas de estanterías móviles

Al comparar las cotizaciones de los proveedores, no compare únicamente:

¿Cuántas estanterías se incluyen?

En cambio, compare el capacidad de archivo utilizable.

Por ejemplo:

Una propuesta con menos filas individuales puede ofrecer, de hecho, una mayor capacidad de archivo útil si utiliza más bahías, una longitud de estante más efectiva o niveles adicionales adecuados.

Para proyectos B2B, una mejor comparación debería incluir:

metros lineales útiles, capacidad de la caja de archivo, carga de los estantes, carga total del sistema y superficie requerida.

11. Errores comunes en el cálculo de la capacidad de archivo

12. ¿Qué información debo enviar para obtener un presupuesto de estanterías móviles?

Para obtener una distribución más precisa de las estanterías de archivo, KAYOU recomienda proporcionar la siguiente información del proyecto:

Información de la habitación: Longitud, anchura y altura libres, además de un plano de planta que muestre puertas, ventanas, columnas, vigas y otros obstáculos.

Información de archivo: Número total de cajas o metros lineales de archivo, dimensiones de las cajas, peso promedio y categorías de documentos.

Requisitos de almacenamiento: Niveles de estanterías, capacidad futura necesaria, crecimiento previsto del archivo y frecuencia de acceso.

Información del proyecto: País de instalación, preferencia por el funcionamiento manual o eléctrico, estado del suelo y cualquier requisito específico del proyecto en materia de incendios, estructura o accesibilidad.

De esta forma, KAYOU puede evaluar el espacio disponible y desarrollar un diseño de estanterías móviles basado en las necesidades reales del archivo, en lugar de simplemente suministrar un número predeterminado de armarios.

Los sistemas de estanterías móviles manuales de KAYOU se pueden configurar con niveles de estantes ajustables, bases móviles, sistemas de rieles, accionamientos mediante volantes, sistemas de bloqueo y diseños de sala personalizados para aplicaciones de archivo y almacenamiento de documentos.

Estanterías móviles manuales o eléctricas: ¿Cambia la capacidad de almacenamiento?

En muchos proyectos, Las estanterías móviles manuales y eléctricas pueden utilizar una disposición básica de alta densidad similar.Por lo tanto, el método de unidad en sí no es necesariamente lo que determina la capacidad de archivo.

La decisión suele estar relacionada con los requisitos operativos.

Los sistemas manuales pueden ser prácticos para archivos pequeños y medianos con una frecuencia de consulta moderada, mientras que los sistemas eléctricos pueden ofrecer un funcionamiento más cómodo para instalaciones o proyectos de mayor envergadura con necesidades de acceso frecuentes. KAYOU describe tanto los sistemas manuales como los eléctricos como opciones para diferentes condiciones de proyecto.

Por lo tanto, la capacidad debe calcularse primero a partir de la distribución del almacenamiento y luego compararse con un sistema operativo adecuado.

Ejemplo de cálculo de capacidad de estanterías móviles: resumen final

Volvamos a nuestro ejemplo:

Caja de archivo:
75 mm de ancho × 350 mm de profundidad × 280 mm de alto

Estante:
Longitud útil de 900 mm

Configuración:
6 niveles de estantes
4 bahías por fila
2 caras de almacenamiento
8 filas de doble cara

Cálculo:

900 ÷ 75 = 12 cajas por estante

12 × 6 = 72 cajas por cara del ventanal

72 × 2 = 144 cajas por bahía de doble cara

144 × 4 = 576 cajas por fila

576 × 8 = 4608 cajas de archivo

Capacidad de archivo lineal:

0,9 × 6 × 4 × 2 × 8 = 345,6 m

Por lo tanto, la capacidad de almacenamiento teórica es:

4.608 cajas estándar o 345,6 metros lineales de espacio de archivo.

A continuación, se debe comprobar la capacidad real del proyecto en función de la distribución de la sala, los obstáculos fijos, los requisitos de los pasillos, el crecimiento del archivo, la carga de las estanterías y la carga del suelo.

Esa verificación final es la que convierte un simple cálculo de estanterías en un plan de almacenamiento de archivos útil.