Como calcular a capacidade de armazenamento de arquivos para um projeto de estantes móveis

Ao planejar uma sala de arquivos, uma das primeiras perguntas que os compradores fazem é:

“Quantas caixas de arquivo posso guardar nesta sala?”

A resposta não é simplesmente a área do cômodo dividida pela área ocupada pelas prateleiras.

Um cálculo confiável da capacidade de estantes móveis deve considerar o tamanho real das caixas de arquivo, as dimensões úteis das prateleiras, os níveis das prateleiras, o acesso por um ou ambos os lados, o número de vãos, o número de fileiras móveis, os requisitos de corredor, o crescimento futuro de documentos e a carga estrutural.

Isso é importante porque um sistema de estantes móveis Reduz o número de corredores permanentemente abertos. Em vez de manter um corredor de acesso entre cada fileira de prateleiras, várias fileiras de prateleiras se movem sobre trilhos, de modo que um corredor seja aberto onde o acesso for necessário.

Em aplicações arquivísticas específicas, o Administração Nacional de Arquivos e Registros dos EUA Observou-se que estantes móveis compactas podem oferecer aproximadamente o dobro do volume de armazenamento no mesmo espaço em comparação com arranjos convencionais. Os resultados reais, no entanto, dependem muito da geometria do ambiente e do projeto do sistema.

A KAYOU observou o mesmo princípio em projetos práticos. Em um projeto de sala de arquivos em Brasil, um layout personalizado de estantes móveis aumentou a capacidade de armazenamento de arquivos em aproximadamente 80% em comparação com o acordo de armazenamento anterior do cliente., ao mesmo tempo que melhora a classificação e o acesso aos arquivos.

Isso faz não Isso significa que cada projeto terá um retorno de 80% ou 100%. A abordagem correta é calcular cada cômodo individualmente.

1. Comece com o material de arquivo, não com as estantes.

Antes de selecionar uma configuração de estantes móveis, identifique exatamente o que será armazenado.

Para projetos de arquivamento, as informações mais úteis normalmente incluem:

Um erro comum é começar com uma dimensão externa da prateleira, como por exemplo... 900 mm de largura sem verificar o comprimento interno livre real da prateleira.

Montantes, painéis laterais, suportes de prateleira e outros componentes podem reduzir o espaço de armazenamento útil.

Para cálculos de capacidade, utilize sempre:

comprimento útil da prateleira interna, e não simplesmente a largura externa nominal da estante.

2. Fórmula básica para calcular a capacidade de uma caixa de arquivo

Para caixas de arquivo armazenadas lado a lado, o cálculo básico é simples.

Passo 1: Calcular a quantidade de caixas por prateleira

Número de caixas por prateleira = Comprimento útil da prateleira ÷ Largura da caixa de arquivo

Arredonde sempre o resultado. abaixo para uma caixa inteira.

Por exemplo:

• Comprimento útil da prateleira: 900 mm

• Largura da caixa de arquivo: 75 mm

Cálculo:

900 ÷ 75 = 12 caixas

Portanto:

Um nível de prateleira = 12 caixas de arquivo

Etapa 2: Calcular a capacidade por baia

Suponha que a estante contenha seis níveis de prateleiras utilizáveis.

12 caixas × 6 níveis = 72 caixas

Portanto:

Um compartimento, uma frente de armazenamento = 72 caixas de arquivo

Se a fileira de estantes móveis for de dupla face:

72 × 2 = 144 caixas por compartimento

Etapa 3: Calcular a capacidade por linha

Suponha que cada fileira de móveis contenha quatro compartimentos:

144 caixas × 4 vãos = 576 caixas por fileira de dupla face

Se o projeto contiver oito fileiras de armazenamento de dupla face equivalentes:

576 × 8 = 4.608 caixas de arquivo

A capacidade teórica simplificada é, portanto:

4.608 caixas de arquivo

Este cálculo é útil para o planejamento inicial do projeto, mas ainda não representa a capacidade final do cômodo.

Portas, paredes, colunas, limites de trilhos, unidades de extremidade fixas, corredores de acesso e outras restrições ainda precisam ser verificadas durante o projeto do layout.

3. Fórmula completa para calcular a capacidade de armazenamento de estantes móveis

Para obter caixas de arquivo de tamanho uniforme, os compradores podem usar a seguinte fórmula de planejamento:

Capacidade total do arquivo = Caixas por prateleira × Níveis da prateleira × Compartimentos por fileira × Faces de armazenamento × Número de fileiras

Para o exemplo acima:

12 × 6 × 4 × 2 × 8 = 4.608 caixas

Onde:

Para salas que contenham vários formatos de documentos diferentes, faça não Calcule a média de todos os tamanhos de caixa.

Calcule cada categoria de arquivo separadamente.

Por exemplo, arquivos contábeis, arquivos jurídicos, desenhos, volumes encadernados e caixas de arquivo padrão podem exigir diferentes profundidades de prateleira e alturas livres.

4. Calcule a capacidade de arquivamento linear quando os tamanhos das caixas variarem.

Nem todos os arquivos usam caixas idênticas.

Para pastas, livros e formatos de arquivamento mistos, capacidade de arquivamento linear pode ser uma medida mais útil.

A fórmula é:

Capacidade de arquivamento linear = Comprimento útil da prateleira × Número de níveis da prateleira × Vãos × Frentes de armazenamento × Fileiras

Usando o mesmo exemplo:

• Comprimento da prateleira: 0,9 m

• Níveis: 6

• Baías: 4

• Rostos: 2

• Linhas: 8

O cálculo é:

0,9 × 6 × 4 × 2 × 8 = 345,6 metros lineares

Portanto, o sistema de estantes móveis oferece aproximadamente:

345,6 metros lineares de comprimento teórico de limagem

Os metros lineares são particularmente úteis quando os gestores de arquivos sabem quantos metros de documentos existentes possuem, mas ainda não dispõem de caixas de armazenamento padronizadas.

5. Não projete apenas para o volume de arquivo de hoje.

Um sistema projetado para acomodar exatamente o acervo atual muitas vezes se torna insuficiente antes do fim de sua vida útil.

Suponha que uma empresa atualmente possua:

3.800 caixas de arquivo

e prevê um crescimento líquido do arquivo de:

4% ao ano

Se os registros continuarem a se acumular por cinco anos, sem considerar a destruição ou o descarte programados, a demanda estimada passa a ser:

3.800 × 1,04⁵ ≈ 4.623 caixas

Nosso exemplo anterior de estante móvel forneceu:

4.608 caixas

Isso parece suficiente quando comparado com as 3.800 caixas atuais, mas após cinco anos a necessidade prevista é de aproximadamente15 caixas a mais do que a capacidade calculada.

Isso ilustra um ponto importante:

O estoque atual e a capacidade de projeto não são a mesma coisa.

Para projetos de arquivamento de longo prazo, os compradores devem fornecer informações sobre as regras de retenção de documentos, as adições anuais previstas e o descarte planejado dos registros.

Uma fórmula útil para previsão é:

Necessidade de capacidade futura = Estoque atual × (1 + taxa de crescimento anual líquida)ⁿ

onde n é o número de anos que estão sendo planejados.

Para organizações com cronogramas regulares de destruição de materiais, utilize crescimento do arquivo da rede, em vez da geração total de novos documentos.

6. Por que as estantes móveis podem armazenar mais do que as estantes fixas?

As estantes fixas tradicionais normalmente exigem vários corredores permanentes.

Considere várias fileiras de estantes paralelas. Se os funcionários precisarem acessar ambos os lados das fileiras fixas, uma área significativa do piso poderá ser destinada a corredores em vez de arquivos.

Um sistema de estantes móveis coloca as unidades de prateleiras sobre bases e trilhos móveis. As fileiras podem ser compactadas umas sobre as outras, e um corredor de operação é aberto somente quando necessário.

Estante móvel manual KAYOU Utiliza esse princípio para criar armazenamento de alta densidade para salas de arquivo, escritórios, bibliotecas, escolas, hospitais, museus e áreas de armazenamento de documentos. O sistema pode ser personalizado de acordo com as dimensões da sala, altura do teto, dimensões dos itens armazenados, níveis das prateleiras e requisitos de carga do projeto.

No entanto, não existe uma declaração universal responsável como:

“As estantes móveis sempre aumentam a capacidade em 80%.”

A verdadeira melhoria depende de fatores como:

Um projeto deve, portanto, ser calculado a partir da planta baixa real.

7. Verifique a capacidade de carga das prateleiras antes de aumentá-la.

A capacidade de armazenamento não se resume apenas à quantidade física de caixas que cabem.

O peso também deve ser verificado.

Suponha:

• Peso médio da caixa de arquivo = 8 kg

• Caixas por prateleira = 12

A carga real na prateleira passa a ser:

12 × 8 = 96 kg

Se a prateleira selecionada tiver uma capacidade de carga uniformemente distribuída verificada de 120 kg:

120 − 96 = 24 kg de capacidade nominal restante

Mas esse cálculo simples pressupõe que a carga esteja razoavelmente distribuída.

Arquivos pesados ​​concentrados em um lado de uma prateleira podem criar uma condição estrutural diferente.

Por esse motivo, os compradores do projeto devem fornecer o peso real esperado por prateleira, em vez de selecionar prateleiras apenas pelas dimensões físicas das caixas.

8. Não ignore a carga total do piso.

Essa é uma das diferenças mais importantes entre estantes comuns e sistemas de armazenamento móvel de alta densidade para arquivos.

Imagine milhares de caixas de arquivo concentradas em uma área relativamente pequena.

O piso do edifício deve suportar:

Peso morto das estantes + peso da base móvel + carga do arquivo + cargas operacionais

Para sistemas móveis, os engenheiros também podem precisar avaliar as cargas transferidas por meio de trilhos e rodas, em vez de se basearem apenas em uma simples carga média da sala em kg/m².

Antes da produção e instalação finais, o proprietário do edifício ou o engenheiro responsável pelo projeto deve confirmar se a laje e a estrutura de suporte são adequadas para o sistema de estantes móveis proposto.

Nunca presuma que, pelo simples fato de haver armários de arquivo comuns instalados anteriormente em uma sala, o piso possa suportar automaticamente um sistema de armazenamento móvel muito mais denso.

9. A altura das prateleiras não é simplesmente "quanto mais alta, melhor"

Adicionar mais um nível de prateleiras parece uma maneira fácil de aumentar a capacidade.

Por exemplo:

Seis níveis → sete níveis

Teoricamente, isso aumentaria o número de posições de armazenamento por compartimento.

No entanto, o projeto final também precisa levar em consideração:

• altura livre do teto,

• Requisitos para sprinklers e sistemas de proteção contra incêndio,

• Equipamentos de climatização (HVAC),

• iluminação,

• altura de alcance segura,

• dimensões do item armazenado,

• Requisitos de construção locais.

Orientações arquivísticas de NARA O documento também enfatiza que o projeto de estantes deve considerar a configuração de armazenamento, a instalação segura, a estabilidade estrutural e os requisitos de construção aplicáveis. Suas diretrizes para armazenamento de arquivos permitem tanto estantes fixas quanto móveis compactas e exigem que as dimensões das estantes sejam adequadas ao tamanho e à quantidade de caixas armazenadas.

Esses requisitos são específicos para ambientes arquivísticos controlados pela NARA nos Estados Unidos e devem não devem ser tratadas como regulamentações universais para todos os países.

Seu projeto deve estar em conformidade com os requisitos locais aplicáveis ​​em relação a incêndio, construção, acessibilidade e estrutura no local de instalação.

10. Uma maneira melhor de comparar duas propostas de estantes móveis

Ao comparar orçamentos de fornecedores, não compare apenas:

“Quantas prateleiras estão incluídas?”

Em vez disso, compare o capacidade de arquivo utilizável.

Por exemplo:

Uma proposta com menos fileiras individuais pode, na verdade, oferecer maior capacidade de arquivamento útil se utilizar mais compartimentos, um comprimento de prateleira mais efetivo ou níveis adicionais adequados.

Para projetos B2B, uma comparação mais adequada deve incluir:

metros lineares úteis, capacidade das caixas de arquivo, carga das prateleiras, carga total do sistema e área de piso necessária.

11. Erros comuns no cálculo da capacidade de arquivamento

12. Que informações devo enviar para solicitar um orçamento de estantes móveis?

Para um layout de estantes de arquivo mais preciso, a KAYOU recomenda fornecer as seguintes informações do projeto:

Informações sobre o quarto: Comprimento, largura e altura livres, além de uma planta baixa mostrando portas, janelas, colunas, vigas e outros obstáculos.

Informações do arquivo: Número total de caixas ou medidores de arquivamento linear, dimensões das caixas, peso médio e categorias de documentos.

Requisitos de armazenamento: Níveis de armazenamento nas prateleiras, capacidade futura necessária, crescimento esperado do acervo e frequência de acesso.

Informações sobre o projeto: país de instalação, preferência por operação manual ou elétrica, condições do piso e quaisquer requisitos específicos do projeto relacionados a incêndio, estrutura ou acessibilidade.

A KAYOU pode então avaliar o espaço disponível e desenvolver um layout de estantes móveis com base nas reais necessidades do arquivo, em vez de simplesmente fornecer um número predeterminado de armários.

Os sistemas de estantes móveis manuais da KAYOU podem ser configurados com níveis de prateleira ajustáveis, bases móveis, sistemas de trilhos, acionamentos manuais por volante, sistemas de travamento e layouts de salas personalizados para aplicações de arquivamento e armazenamento de documentos.

Estantes móveis manuais ou elétricas: isso altera a capacidade?

Em muitos projetos, Estantes móveis manuais e elétricas podem usar um layout básico de alta densidade semelhante.Portanto, o método de acionamento em si não é necessariamente o que determina a capacidade de arquivamento.

A decisão está, na maioria das vezes, relacionada às necessidades operacionais.

Os sistemas manuais podem ser práticos para salas de arquivo de pequeno e médio porte com frequência de consulta moderada, enquanto os sistemas elétricos podem oferecer uma operação mais conveniente para instalações maiores ou projetos com requisitos de acesso frequente. A KAYOU descreve os sistemas manuais e elétricos como opções para diferentes condições de projeto.

Portanto, a capacidade deve ser calculada primeiro a partir do layout de armazenamento e, em seguida, compatibilizada com um sistema operacional apropriado.

Exemplo de cálculo da capacidade de prateleiras móveis — Resumo final

Voltando ao nosso exemplo:

Caixa de arquivo:
75 mm L × 350 mm P × 280 mm A

Prateleira:
900 mm de comprimento útil

Configuração:
6 níveis de prateleiras
4 vãos por fileira
2 faces de armazenamento
8 fileiras de dupla face

Cálculo:

900 ÷ 75 = 12 caixas por prateleira

12 × 6 = 72 caixas por vão

72 × 2 = 144 caixas por compartimento de dupla face

144 × 4 = 576 caixas por linha

576 × 8 = 4.608 caixas de arquivo

Capacidade de arquivamento linear:

0,9 × 6 × 4 × 2 × 8 = 345,6 m

Assim, a capacidade de armazenamento teórica é:

4.608 caixas padrão ou 345,6 metros lineares de espaço para arquivamento

A capacidade real do projeto deve então ser verificada em relação ao layout da sala, obstáculos fixos, requisitos de corredores, crescimento do arquivo, cargas nas prateleiras e carga no piso.

Essa verificação final é o que transforma um simples cálculo de estantes em um plano de armazenamento de arquivos utilizável.