Wie berechnet man die Archivspeicherkapazität für ein mobiles Regalsystem?

Bei der Planung eines Archivraums ist eine der ersten Fragen, die Käufer stellen, folgende:

„Wie viele Archivkartons kann ich in diesem Raum lagern?“

Die Antwort ist nicht einfach die Raumfläche geteilt durch die Stellfläche der Regale.

Bei der Berechnung der Tragfähigkeit von mobilen Regalsystemen sollten die tatsächliche Größe der Archivboxen, die nutzbaren Regalabmessungen, die Regalebenen, der ein- oder beidseitige Zugriff, die Anzahl der Fächer, die Anzahl der mobilen Reihen, die Anforderungen an die Gänge, das zukünftige Dokumentenwachstum und die strukturelle Belastung berücksichtigt werden.

Dies ist wichtig, weil ein mobiles Regalsystem Die Anzahl der permanent offenen Gänge wird reduziert. Anstatt zwischen jeder Regalreihe einen Zugangsgang vorzuhalten, bewegen sich mehrere Regalreihen auf Schienen, sodass ein Gang dort geöffnet wird, wo Zugang benötigt wird.

In bestimmten Archivierungsanwendungen, US-Nationalarchiv- und -Verwaltungsbehörde Es wurde festgestellt, dass kompakte, mobile Regalsysteme im Vergleich zu herkömmlichen Lösungen auf derselben Fläche etwa das doppelte Lagervolumen bieten können. Die tatsächlichen Ergebnisse hängen jedoch stark von der Raumgeometrie und der Systemauslegung ab.

KAYOU hat dasselbe Prinzip in praktischen Projekten beobachtet. In einem Archivraumprojekt in BrasilienDurch eine individuell angepasste mobile Regallösung konnte die Archivlagerkapazität um etwa 80 % im Vergleich zur vorherigen Lagerlösung des Kundenund gleichzeitig die Klassifizierung und den Dateizugriff zu verbessern.

Das tut nicht Das bedeutet nicht, dass jedes Projekt 80 % oder 100 % Rendite erzielen wird. Der richtige Ansatz besteht darin, jeden Raum einzeln zu berechnen.

1. Beginnen Sie mit dem Archivmaterial, nicht mit den Regalen.

Bevor Sie sich für eine Konfiguration für mobile Regalsysteme entscheiden, sollten Sie zunächst genau festlegen, was gelagert werden soll.

Für Archivprojekte gehören folgende Informationen in der Regel zu den nützlichsten:

Ein häufiger Fehler ist es, mit einer äußeren Regalabmessung zu beginnen, wie zum Beispiel 900 mm breit ohne die tatsächliche lichte Innenlänge des Regals zu überprüfen.

Ständer, Seitenwände, Regalträger und andere Bauteile können den nutzbaren Stauraum verringern.

Für Kapazitätsberechnungen verwenden Sie immer:

nutzbare Innenregallängenicht einfach die nominelle Außenbreite des Regalsystems.

2. Grundformel für die Kapazität von Archivboxen

Bei nebeneinander gelagerten Archivkartons ist die Grundberechnung unkompliziert.

Schritt 1: Anzahl der Kartons pro Regal berechnen

Anzahl der Boxen pro Regal = Nutzbare Regallänge ÷ Breite der Archivboxen

Runden Sie das Ergebnis immer. runter bis zu einer ganzen Schachtel.

Zum Beispiel:

• Nutzbare Regallänge: 900 mm

• Breite des Archivfachs: 75 mm

Berechnung:

900 ÷ 75 = 12 Schachteln

Daher:

Eine Regalebene = 12 Archivkartons

Schritt 2: Kapazität pro Schacht berechnen

Angenommen, das Regalsystem verfügt über sechs nutzbare Regalebenen.

12 Boxen × 6 Ebenen = 72 Boxen

Daher:

Ein Fach, eine Lagerfläche = 72 Archivkartons

Wenn die mobile Regalreihe doppelseitig ist:

72 × 2 = 144 Boxen pro Feld

Schritt 3: Kapazität pro Reihe berechnen

Angenommen, jede mobile Reihe enthält vier Abteile:

144 Kisten × 4 Felder = 576 Kisten pro doppelseitiger Reihe

Wenn das Projekt acht gleichwertige doppelseitige Lagerreihen enthält:

576 × 8 = 4.608 Archivkartons

Die vereinfachte theoretische Kapazität beträgt daher:

4.608 Archivkartons

Diese Berechnung ist für die erste Projektplanung nützlich, stellt aber noch nicht die endgültige Raumkapazität dar.

Türen, Wände, Säulen, Gleisbegrenzungen, feste Endelemente, Zugangsgänge und andere Einschränkungen müssen während der Layoutplanung noch überprüft werden.

3. Formel zur Berechnung der Gesamtkapazität mobiler Regalsysteme

Für eine einheitliche Archivkartongröße können Käufer folgende Planungsformel verwenden:

Gesamtarchivkapazität = Kartons pro Regal × Regalebenen × Fächer pro Reihe × Lagerflächen × Anzahl der Reihen

Zum obigen Beispiel:

12 × 6 × 4 × 2 × 8 = 4.608 Schachteln

Wo:

Für Räume, die mehrere verschiedene Dokumentenformate enthalten, tun Sie Folgendes: nicht Durchschnitt aller Kartongrößen.

Berechnen Sie jede Archivkategorie separat.

Beispielsweise können Buchhaltungsunterlagen, Rechtsakten, Zeichnungen, gebundene Bände und Standardarchivkartons unterschiedliche Regaltiefen und lichte Höhen erfordern.

4. Berechnung der linearen Abfüllkapazität bei unterschiedlichen Kartongrößen

Nicht jedes Archiv verwendet identische Kartons.

Für Ordner, Bücher und gemischte Ablageformate, lineare Ablagekapazität kann ein nützlicheres Messverfahren sein.

Die Formel lautet:

Lineare Ablagekapazität = Nutzbare Regallänge × Anzahl der Regalebenen × Fächer × Ablageflächen × Reihen

Am selben Beispiel:

• Regallänge: 0,9 m

• Schwierigkeitsgrad: 6

• Buchten: 4

• Gesichter: 2

• Reihen: 8

Die Berechnung lautet:

0,9 × 6 × 4 × 2 × 8 = 345,6 laufende Meter

Das mobile Regalsystem bietet daher ungefähr Folgendes:

345,6 laufende Meter theoretische Feillänge

Laufende Meter sind besonders nützlich, wenn Archivverwalter wissen, wie viele Meter an vorhandenen Dokumenten sie haben, aber noch keine standardisierten Aufbewahrungsboxen besitzen.

5. Entwerfen Sie nicht nur für den heutigen Archivband

Ein System, das exakt auf das aktuelle Archiv zugeschnitten ist, ist oft schon vor dem Ende seiner Nutzungsdauer unterdimensioniert.

Angenommen, ein Unternehmen verfügt derzeit über Folgendes:

3.800 Archivkartons

und erwartet ein Nettowachstum des Archivs von:

4 % pro Jahr

Wenn sich die Datensätze fünf Jahre lang weiter ansammeln, ohne die geplante Vernichtung oder Entsorgung zu berücksichtigen, ergibt sich folgender geschätzter Bedarf:

3.800 × 1,04⁵ ≈ 4.623 Kästchen

Unser vorheriges Beispiel für mobile Regalsysteme zeigte Folgendes:

4.608 Kartons

Das erscheint im Vergleich zu den heutigen 3.800 Boxen ausreichend, aber nach fünf Jahren wird der Bedarf voraussichtlich bei etwa 3.800 Boxen liegen.15 Kisten mehr als die berechnete Kapazität.

Dies verdeutlicht einen wichtigen Punkt:

Der aktuelle Lagerbestand und die geplante Kapazität sind nicht dasselbe.

Bei langfristigen Archivierungsprojekten sollten Käufer Informationen über die Aufbewahrungsvorschriften für Dokumente, die zu erwartenden jährlichen Zugänge und die geplante Aktenvernichtung bereitstellen.

Eine nützliche Prognoseformel lautet:

Zukünftiger Kapazitätsbedarf = Aktueller Lagerbestand × (1 + jährliche Nettowachstumsrate)ⁿ

Wo N ist die Anzahl der geplanten Jahre.

Für Organisationen mit regelmäßigen Vernichtungsplänen verwenden Sie Wachstum des Netzwerkarchivs, anstatt die Erstellung völlig neuer Dokumente.

6. Warum mobile Regalsysteme mehr Stauraum bieten als fest installierte Regalsysteme

Herkömmliche, fest installierte Regalsysteme benötigen normalerweise mehrere permanente Regalgänge.

Betrachten wir mehrere parallele Regalreihen. Wenn die Mitarbeiter auf beide Seiten der festen Reihen zugreifen müssen, kann ein erheblicher Teil der Bodenfläche für Gänge anstatt für Akten benötigt werden.

Ein mobiles Regalsystem platziert Regaleinheiten auf beweglichen Untergestellen und Schienen. Die Regalreihen können platzsparend zusammengeschoben werden, und ein Arbeitsgang wird nur bei Bedarf geöffnet.

KAYOU manuelle mobile Regalsysteme Dieses Prinzip wird genutzt, um hochdichte Lagerlösungen für Archivräume, Büros, Bibliotheken, Schulen, Krankenhäuser, Museen und Dokumentenlager zu realisieren. Das System lässt sich individuell an Raumabmessungen, Deckenhöhe, Abmessungen der zu lagernden Gegenstände, Regalebenen und die jeweiligen Projektanforderungen anpassen.

Es gibt jedoch keine allgemeingültige, verantwortungsvolle Aussage wie:

„Mobile Regalsysteme erhöhen die Kapazität stets um 80 %.“

Die tatsächliche Verbesserung hängt von Faktoren wie beispielsweise Folgendem ab:

Ein Projekt sollte daher anhand des tatsächlichen Grundrisses berechnet werden.

7. Überprüfen Sie die Regalauslastung, bevor Sie die Kapazität erhöhen.

Bei der Speicherkapazität geht es nicht nur darum, wie viele Kisten physisch hineinpassen.

Das Gewicht muss ebenfalls überprüft werden.

Vermuten:

• Durchschnittliches Gewicht der Archivboxen = 8 kg

• Kartons pro Regal = 12

Die tatsächliche Regalbeladung beträgt:

12 × 8 = 96 kg

Wenn das ausgewählte Regal eine nachgewiesene, gleichmäßig verteilte Tragfähigkeit von 120 kg aufweist:

120 − 96 = 24 kg verbleibende Nennkapazität

Diese einfache Berechnung setzt jedoch eine angemessene Lastverteilung voraus.

Schwere Aktenordner, die sich auf einer Seite eines Regals konzentrieren, können eine andere strukturelle Situation hervorrufen.

Aus diesem Grund sollten Projektkäufer Folgendes bereitstellen: Tatsächliches erwartetes Gewicht pro Regalboden, anstatt Regale nur nach den physischen Abmessungen der Kartons auszuwählen.

8. Die Gesamtbodenlast darf nicht ignoriert werden.

Dies ist einer der wichtigsten Unterschiede zwischen herkömmlichen Regalsystemen und mobilen Archivspeichern mit hoher Speicherdichte.

Stellen Sie sich Tausende von Archivkartons vor, die auf einer relativ kleinen Bodenfläche konzentriert sind.

Die Geschossdecke des Gebäudes muss Folgendes tragen:

Eigengewicht der Regale + Gewicht des mobilen Untergestells + Archivlast + Betriebslasten

Bei mobilen Systemen müssen Ingenieure möglicherweise auch die über Schienen und Räder übertragenen Lasten bewerten, anstatt sich nur auf eine einfache raumgemittelte Last in kg/m² zu verlassen.

Vor der endgültigen Produktion und Installation sollte der Gebäudeeigentümer oder Projektingenieur bestätigen, dass die Bodenplatte und die Tragkonstruktion für das geplante mobile Regalsystem geeignet sind.

Gehen Sie niemals davon aus, dass der Boden eines Raumes, in dem zuvor gewöhnliche Aktenschränke aufgestellt waren, automatisch ein viel dichteres mobiles Aufbewahrungssystem tragen kann.

9. Bei der Regalhöhe gilt nicht einfach: „Je höher, desto besser“.

Das Hinzufügen einer weiteren Regalebene erscheint als eine einfache Möglichkeit, die Kapazität zu erhöhen.

Zum Beispiel:

Sechs Ebenen → sieben Ebenen

würde theoretisch die Anzahl der Lagerplätze pro Schacht erhöhen.

Das endgültige Design muss jedoch auch Folgendes berücksichtigen:

• Deckenfreiheit

• Anforderungen an Sprinkleranlagen und Brandschutz,

• HLK-Anlagen,

• Beleuchtung,

• sichere Reichweitenhöhe

• Abmessungen der gespeicherten Elemente,

• örtliche Bauvorschriften.

Archivierungshinweise von NARA Außerdem wird betont, dass bei der Regalkonstruktion die Lagerkonfiguration, die sichere Installation, die strukturelle Stabilität und die geltenden Gebäudevorschriften berücksichtigt werden müssen. Die Richtlinien für die Archivlagerung erlauben sowohl fest installierte als auch kompakte mobile Regalsysteme und fordern, dass die Regalabmessungen der Größe und Anzahl der gelagerten Kartons entsprechen.

Diese Anforderungen gelten speziell für die von der NARA kontrollierten Archivumgebungen in den Vereinigten Staaten und sollten nicht als universelle Regelungen für jedes Land anzusehen.

Ihr Projekt sollte den geltenden örtlichen Brandschutz-, Bau-, Zugänglichkeits- und Statikbestimmungen am Installationsort entsprechen.

10. Eine bessere Methode zum Vergleich zweier mobiler Regalsysteme

Beim Vergleich von Lieferantenangeboten sollten Sie nicht nur Folgendes berücksichtigen:

„Wie viele Regaleinheiten sind enthalten?“

Vergleichen Sie stattdessen die nutzbare Archivkapazität.

Zum Beispiel:

Ein Vorschlag mit weniger einzelnen Reihen kann unter Umständen mehr nutzbare Ablagekapazität bieten, wenn er mehr Fächer, eine effektivere Regallänge oder zusätzliche geeignete Ebenen nutzt.

Für B2B-Projekte sollte ein besserer Vergleich Folgendes beinhalten:

nutzbare Laufmeter, Archivboxkapazität, Regallast, Gesamtsystemlast und benötigte Stellfläche.

11. Häufige Fehler bei der Berechnung der Archivkapazität

12. Welche Informationen sollten Sie für ein Angebot für mobile Regalsysteme übermitteln?

Für eine genauere Anordnung der Archivregale empfiehlt KAYOU die Angabe folgender Projektinformationen:

Zimmerinformationen: Freie Länge, Breite und Höhe sowie ein Grundriss, der Türen, Fenster, Säulen, Balken und andere Hindernisse zeigt.

Archivinformationen: Gesamtzahl der Kartons bzw. der laufenden Ablagemeter, Kartonabmessungen, Durchschnittsgewicht und Dokumentenkategorien.

Speicheranforderungen: Regalbestände, zukünftiger Kapazitätsbedarf, erwartetes Archivwachstum und Zugriffshäufigkeit.

Projektinformationen: Installationsland, bevorzugte manuelle oder elektrische Bedienung, Bodenbeschaffenheit und alle projektspezifischen Brandschutz-, Statik- oder Zugänglichkeitsanforderungen.

KAYOU kann dann den verfügbaren Platz auswerten und ein mobiles Regalsystem entwickeln, das auf den tatsächlichen Archivanforderungen basiert, anstatt einfach eine vorgegebene Anzahl von Schränken zu liefern.

Die manuellen, mobilen Regalsysteme von KAYOU können mit verstellbaren Regalböden, mobilen Untergestellen, Schienensystemen, Handradantrieben, Verriegelungssystemen und kundenspezifischen Raumaufteilungen für Archivierungs- und Dokumentenaufbewahrungsanwendungen konfiguriert werden.

Manuelle oder elektrische Fahrregale: Ändert sich die Kapazität?

In vielen Projekten Manuelle und elektrische mobile Regalsysteme können ein ähnliches, grundlegendes Layout mit hoher Dichte verwenden.Die Laufwerksmethode selbst ist also nicht unbedingt ausschlaggebend für die Archivkapazität.

Die Entscheidung hängt häufiger mit betrieblichen Erfordernissen zusammen.

Manuelle Systeme eignen sich für kleine und mittlere Archivräume mit mäßiger Zugriffshäufigkeit, während elektrische Systeme für größere Installationen oder Projekte mit häufigem Zugriff eine komfortablere Bedienung ermöglichen. KAYOU beschreibt sowohl manuelle als auch elektrische Systeme als Optionen für unterschiedliche Projektbedingungen.

Die Kapazität sollte daher zuerst anhand des Speicherlayouts berechnet und dann mit einem geeigneten Betriebssystem abgestimmt werden.

Berechnungsbeispiel für die Tragfähigkeit mobiler Regalsysteme – Abschließende Zusammenfassung

Kehren wir zu unserem Beispiel zurück:

Archivbox:
75 mm B × 350 mm T × 280 mm H

Regal:
900 mm nutzbare Länge

Konfiguration:
6 Regalebenen
4 Buchten pro Reihe
2 Ablageflächen
8 doppelseitige Reihen

Berechnung:

900 ÷ 75 = 12 Schachteln pro Regal

12 × 6 = 72 Kisten pro Feldfront

72 × 2 = 144 Boxen pro doppelseitigem Feld

144 × 4 = 576 Kästchen pro Reihe

576 × 8 = 4.608 Archivkartons

Lineare Ablagekapazität:

0,9 × 6 × 4 × 2 × 8 = 345,6 m

Die theoretische Speicherkapazität beträgt also:

4.608 Standardkartons oder 345,6 laufende Meter Ablagefläche

Die tatsächliche Projektkapazität muss dann mit der Raumaufteilung, festen Hindernissen, Ganganforderungen, dem Archivwachstum, der Regalbelastung und der Bodenbelastung abgeglichen werden.

Diese abschließende Überprüfung ist es, die aus einer einfachen Regalberechnung einen nutzbaren Archivierungsplan macht.