Wie Sie Ihr Lager auf Black Friday und Weihnachtsbestellungen vorbereiten

Eine erfolgreiche Weihnachtsaktion kann ein schwieriges Lagerproblem verursachen: viel Ware, viele Bestellungen und zu geringe Kapazität, um alles rechtzeitig auszuliefern.

Die Vorbereitungen für das Black Friday-Lager beginnen lange vor dem Start des ersten Rabatts. Ihr Team benötigt genaue Bestandsdaten, leicht zugängliche Produkte, zuverlässige Nachlieferung, ausreichend Verpackungskapazität und einen reibungslosen Weg vom Lager zur Abholung durch den Spediteur.

Um Ihr Lager für Black Friday und die Weihnachtszeit vorzubereiten, sollten Sie die tägliche Nachfrage prognostizieren, die Bestandsgenauigkeit prüfen, die Kommissionierplätze organisieren, die Lagerkapazität verifizieren, die Verpackungs- und Versandbereiche vorbereiten, Ihr Team schulen und den gesamten Fulfillment-Prozess testen. Planen Sie Retouren separat ein.

Für kleine und wachsende E-Commerce-Unternehmen hat es oberste Priorität, jeden verfügbaren Lagerplatz und jede Arbeitszeit optimal für den Auftragsfluss zu nutzen. Dieser Leitfaden erklärt, wo Sie anfangen und wie Sie eine praktische Checkliste für Ihr Lager in der Hochsaison erstellen.

1. Prognostizieren Sie den Arbeitsaufwand hinter Ihrem Umsatzziel

Eine Umsatzprognose allein gibt keinen Aufschluss darüber, wie viel Arbeit Ihr Lager haben wird. Eine Werbeaktion für kleine Zubehörteile kann einen anderen Kommissionierungsaufwand verursachen als der Verkauf großer Einzelartikelkartons – selbst bei ähnlichem Umsatz.

Erstellen Sie Ihre Urlaubsprognose anhand folgender Kriterien:

• Erwartete Bestellungen pro Tag, einschließlich der umsatzstärksten Aktionstage.

• Durchschnittliche Bestellpositionen und Einheiten pro Bestellung.

• Empfohlene Produkte, Produktpakete und voraussichtlich Verkaufsschlager.

• Kartonabmessungen, Produktgewichte und Verpackungsanforderungen.

• Eingehende Lieferungen und verfügbare Abholungen durch Spediteure.

• Bestehende Bestellungen, die möglicherweise noch ausstehen, wenn die Aktion beginnt.

Erstellen Sie ein Szenario mit erwarteter Nachfrage und ein Szenario mit höherer Nachfrage. Nutzen Sie, falls verfügbar, Daten aus früheren Spitzenzeiten und passen Sie diese an Ihr aktuelles Produktsortiment, Ihren Marketingplan und Ihre Personalsituation an.

2. Identifizieren Sie Ihren tatsächlichen Auftragsabwicklungsengpass

Lagerkapazität und Auftragsabwicklungskapazität sind nicht dasselbe. Mehr Regale schaffen zwar Platz für Lagerbestände, aber Bestellungen können sich trotzdem stauen, wenn Kommissionierung, Verpackung oder Versand nicht hinterherkommen.

Messen Sie jede Phase anhand Ihrer eigenen aktuellen Betriebsdaten. Berücksichtigen Sie Nachschub, Ausnahmen, Pausen und Geräteausfallzeiten bei der Schätzung der verfügbaren Arbeitszeit.

Nehmen wir beispielsweise an, Ihre Prognose lautet: 800 Bestellungen pro Tag mit jeweils drei BestellpositionenDas ergibt 2.400 zu kommissionierende Positionen. Wenn sechs Kommissionierer jeweils sechs effektive Kommissionierstunden haben und Ihre beobachtete Rate 50 Positionen pro Stunde beträgt, ergibt sich folgende geschätzte Kapazität:

6 Kommissionierer × 6 Stunden × 50 Zeilen = 1.800 Auftragszeilen pro Tag.

Damit verbleibt eine Lücke von 600 Aufträgen, bevor der bestehende Auftragsbestand berücksichtigt wird. Diese Zahlen dienen lediglich der Veranschaulichung und stellen keinen Branchenstandard für die Produktivität dar.

Die Lücke lässt sich durch Maßnahmen schließen, die deren Ursache beheben: Produktstandorte optimieren, unnötige Fahrten reduzieren, geschultes Personal aufstocken oder den Auftragsfreigabeplan anpassen. Anschließend ist zu prüfen, ob Verpackung und Spedition die resultierende Menge bewältigen können.

3. Lagerbestand vor Auftragsbeschleunigung prüfen

Bei der Lagerverwaltung für die Feiertage kommt es darauf an, zu wissen, was tatsächlich zum Verkauf verfügbar ist und wo es gelagert ist.

Zählen Sie Aktionsartikel und andere Produkte mit hoher Priorität vor der Hochsaison. Untersuchen Sie die Abweichungen zwischen den tatsächlichen Mengen und Ihrem Warenwirtschaftssystem, anstatt die Anzahl einfach zu ändern, ohne die Ursache zu ermitteln.

Prüfen Sie Folgendes:

• Der Lagerbestand ist unter dem falschen Lagerort oder der falschen Artikelnummer (SKU) hinterlegt.

• Beschädigte Ware ist im verfügbaren Lagerbestand enthalten.

• Rücksendungen werden geprüft.

• Nicht erfasste Bewegungen zwischen Reservats- und Sammelgebieten.

• Pakete, die Komponenten benötigen, die an verschiedenen Orten gespeichert sind.

Weisen Sie jedem Lagerplatz einen eindeutigen Standortcode zu. Achten Sie darauf, dass Produkt- und Standortetiketten von der normalen Arbeitsposition aus lesbar sind, und stellen Sie sicher, dass beim Scannen eines Standorts der richtige Datensatz angezeigt wird.

Veraltete oder nicht abgewickelte Bestände sollten über einen genehmigten Entsorgungsprozess aus dem aktiven Kommissionierbereich entfernt werden. Weitere platzsparende Optionen finden Sie bei KAYOU. 15 Ideen für die Lagerung in kleinen Lagerhallen.

4. Regale nach Kommissionierung und Nachbestellung organisieren

Die Gestaltung Ihres Weihnachtslagers sollte widerspiegeln, wie sich die Produkte während der Werbeaktion bewegen werden.

Platzieren Sie häufig entnommene Artikel an gut zugänglichen Stellen und reduzieren Sie unnötige Wege zwischen zusammenhängenden Arbeitsgängen. Vermeiden Sie es, alle gängigen Artikel in einem engen Bereich zu lagern, wo mehrere Mitarbeiter um den Zugriff konkurrieren könnten.

Trennen Sie die beiden Funktionen, wo der Platz es zulässt:

Weiterleitungs-Kommissionierstandorte Die für die routinemäßige Kommissionierung benötigten Mengen vorhalten.

Lagerraum für Reserven enthält zusätzliche Lagerbestände, die zur Wiederauffüllung dieser Lagerbestände verwendet werden.

Legen Sie Nachschubauslöser basierend auf dem erwarteten Verbrauch und der Zeit fest, die zum Umlagern von Reservebeständen benötigt wird. Planen Sie den Nachschub so, dass Konflikte mit arbeitsintensiven Kommissionierungsphasen vermieden werden, und gewährleisten Sie gleichzeitig einen Prozess für dringende Engpässe.

Prüfen Sie den Regalabstand anhand der tatsächlichen Karton- und Behältergrößen. Durch die Reduzierung ungenutzten vertikalen Raums kann zusätzlicher Stauraum geschaffen werden, jedoch muss jede Konfigurationsänderung innerhalb der Spezifikationen des Regalherstellers bleiben.

5. Lagerausrüstung dem Inventar zuordnen

Wählen Lagerregale nach Produkt, Ladung und Handhabungsmethode – nicht nur nach der verfügbaren Bodenfläche.

KAYOU's mittelbelastbare Stahlregale ist eine Produktoption, die für die manuelle Beladung von Lagerflächen geprüft werden sollte. Für palettierte Waren prüfen Sie bitte Folgendes: Lagerpalettenregale im Einklang mit Ihren Projektanforderungen.

Bitte prüfen Sie vor der Bestellung die Tragfähigkeit der geplanten Konfiguration, einschließlich der Anzahl der Regal- oder Trägerebenen, der Gesamtfeldlast, der Belagskonstruktion und der Montageanforderungen. Gehen Sie nicht davon aus, dass die ursprüngliche Tragfähigkeit erhalten bleibt, wenn die Trägerpositionen geändert oder Bauteile kombiniert werden.

KAYOUs Leitfaden zu sichere Arbeitslast der Regale Erläutert die Fachbegriffe, die Sie mit Ihrem Lieferanten besprechen sollten. Käufer, die eine größere Palettenfertigung planen, können auch die Angebote von KAYOU vergleichen. Lagerregalsysteme und überprüfen Sie es Qualitätskontrollprozess.

6. Schutz der Bereiche für Wareneingang, Verpackung und Versand.

Zusätzliche Lagerbestände für die Feiertage sollten nicht den Platz beanspruchen, der für die Abwicklung von Bestellungen benötigt wird.

Kennzeichnen Sie Bereiche für eingehende Waren, abgeschlossene Bestellungen, Abholungen durch Spediteure und Ausnahmen. Dimensionieren Sie die Bereitstellungsflächen anhand des erwarteten Volumens zwischen den Abholungen und nicht allein anhand des gesamten Tagesumsatzes.

Halten Sie Verkehrswege und Notfallzufahrten frei. Lagern Sie Waren sicher und überprüfen Sie die Gangbreiten im Hinblick auf die Fördertechnik, die Standortanforderungen und die geltenden lokalen Vorschriften.

An den Packstationen sollten häufig verwendete Kartons, Klebeband, Etiketten und Schutzmaterialien in Reichweite bereitgestellt werden. Die Nachfüllung der Vorräte erfolgt nach einem festgelegten Plan, damit die Packer ihre Arbeitsplätze nicht ständig verlassen müssen.

Prüfen Sie Scanner, Waagen, Drucker, Batterien, Netzwerkverbindungen und Verbrauchsmaterialien. Ein volles Produktregal nützt wenig, wenn Versandetiketten nicht gedruckt werden können.

7. Schulung des Personals zu Standardanweisungen und Ausnahmen

Zeitarbeiter benötigen einfache Anweisungen, die sie auch unter Druck befolgen können. Erfahrene Mitarbeiter müssen zudem mit wechselnden Einsatzorten, Beförderungen und den Aufgaben in der Hochsaison vertraut sein.

Die Schulung sollte Lagerortcodes, Kommissionierprüfung, Verpackungsstandards, Warenbewegungen und Eskalationsverfahren umfassen. Sie sollte auch beinhalten, was zu tun ist, wenn ein Artikel fehlt, beschädigt ist oder von der Bestellung abweicht.

Weisen Sie Vorgesetzte oder erfahrene Kollegen zu, die Fragen umgehend klären können. Schulen Sie geeignete Mitarbeiter für mehrere Aufgaben und beschränken Sie die Bedienung der Geräte auf entsprechend geschultes und autorisiertes Personal.

Schulung und Layoutprüfung sind etablierte Vorbereitungsmaßnahmen für die Hochsaison, die auch in [Referenz einfügen] besprochen werden. Mecalux-Leitfaden zur Planung von Logistikabläufen in der Hochsaison.

8. Führen Sie eine Generalprobe für den gesamten Abwicklungsprozess durch.

Testen Sie den gesamten Prozess vor Ihrer umsatzstärksten Werbeaktion anhand repräsentativer Bestellungen und der tatsächlichen Tools, die Ihr Team verwenden wird.

Berücksichtigen Sie Einzelbestellungen, Mehrfachbestellungen, Bundles, zerbrechliche Produkte und gängige Ausnahmen. Verfolgen Sie jede Bestellung von der Bestandszuordnung über Kommissionierung, Verpackung, Etikettenerstellung und Versand bis hin zur Bestandsaktualisierung.

Achten Sie auf praktische Probleme: Etiketten, die nicht gescannt werden können, unklare Lagerorte, unzureichender Verpackungsraum oder Reservebestände, die nicht schnell genug aufgefüllt werden können.

Bei der Kommissionierung von Sammelaufträgen oder in bestimmten Zonen sollten Sie die Auftragszusammenlegung sorgfältig testen, um sicherzustellen, dass die Artikel dem richtigen Kunden zugeordnet bleiben. Erstellen Sie eine dokumentierte Vorgehensweise für System- oder Druckerausfälle, einschließlich der Schritte zur Datenabgleichung und Vermeidung von Doppellieferungen nach der Wiederherstellung.

Vermeiden Sie größere, nicht unbedingt notwendige Änderungen des Arbeitsablaufs unmittelbar vor der Spitzenlast, es sei denn, Tests haben gezeigt, dass diese notwendig und bereit sind.

9. Bestätigen Sie die Kapazitäten der Fluggesellschaften und die Annahmeschlusszeiten an Feiertagen.

Eine Bestellung wird nicht automatisch versandt, nur weil die Verpackung abgeschlossen ist.

Bitte bestätigen Sie mit Ihren Versanddienstleistern Abholzeiten, erwartete Paketmengen, Verfügbarkeit der Dienstleistungen und Notfallpläne. Prüfen Sie bei internationalen Sendungen vor Erreichen des Versandbereichs, ob alle erforderlichen Zollinformationen vorliegen.

Die Lieferversprechen an Kunden basieren auf den aktuellen Informationen der Versanddienstleister für das jeweilige Zielland und den jeweiligen Service. Da die Versandfristen für die Feiertage variieren, gibt es keine einheitliche Frist, die für alle Märkte gilt.

Sortieren Sie die fertigen Pakete nach Abholung oder Service und verfolgen Sie Bestellungen, die zwar verpackt, aber noch nicht übergeben wurden. Melden Sie verpasste Abholungen frühzeitig, damit Vertrieb und Kundenservice mit genauen Informationen reagieren können.

10. Retouren vor Beginn des Weihnachtsgeschäfts vorbereiten

Retouren benötigen Platz, Zuständigkeit und einen klaren Lagerbestand.

Richten Sie einen separaten Wareneingangs- und Prüfbereich ein, der vom normalen Kommissionierlager getrennt ist. Kennzeichnen Sie die Artikel entsprechend ihrem Status, z. B. „Wartet auf Prüfung“, „Für die Wiedereinlagerung freigegeben“ oder „Erfordert weitere Maßnahmen“.

Legen Sie fest, wer den Produktzustand prüft, die Artikelnummer und die Menge bestätigt und den Lagerbestand aktualisiert. Geben Sie Produkte erst dann zum Verkauf frei, wenn sie Ihre Wiederauffüllungskriterien erfüllen.

Überwachen Sie das Alter der ausstehenden Retouren. Unverarbeitete Waren können wertvolle Regalplätze belegen, während das Warenwirtschaftssystem weiterhin einen Mangel an anderer Stelle anzeigt.

Ein praktischer Zeitplan für die Vorbereitung der Lagerhäuser am Black Friday

Nutzen Sie dies als Planungsrahmen und arbeiten Sie von Ihrer ersten großen Werbeaktion rückwärts.

Checkliste für die endgültige Einsatzbereitschaft

Bevor die Werbeaktion beginnt, bestätigen Sie bitte Folgendes:

• Die Nachfrageprognosen umfassen Bestellpositionen und Aktionsartikel.

• Die Lagerbestandsdaten stimmen mit den Prioritätslagern überein.

• Die Kommissionierplätze sind eindeutig gekennzeichnet und mit Nachschubauslösern versehen.

• Speicherkonfigurationen und Auslastungen wurden überprüft.

• Für Warenannahme, Verpackung, Versand und Retouren gibt es jeweils einen eigenen Bereich.

• Die Mitarbeiter verstehen sowohl Routineaufgaben als auch Ausnahmesituationen.

• Die Vertreterbestellungen haben einen vollständigen Testlauf durchlaufen.

• Die Vereinbarungen mit den Transportunternehmen und die Zustellungsmitteilungen an die Kunden sind aufeinander abgestimmt.

Während der Hochsaison sollten Sie täglich ein kurzes Dashboard prüfen: offene Bestellungen nach Alter, Kommissionierungsausnahmen, Nachschubengpässe, verpackte Bestellungen zur Abholung und nicht bearbeitete Retouren. Weisen Sie jedem Punkt einen Verantwortlichen und die nächste Maßnahme zu.