Ein Angebot für Stahlregale kann Kartonabmessungen, Bruttogewicht und eine Schätzung der Containerbeladung enthalten. Bevor ein EU-Importeur die Bestellung genehmigt, muss das Einkaufsteam außerdem wissen, was die Verpackung enthält, welche Dokumente diese belegen und wer für die Aufbewahrung dieser Dokumente zuständig ist.

Für Händler, die kaufen Stahlregale oder Stahlmöbel Für Deutschland, Spanien oder Polen sollte diese Überprüfung vor der Genehmigung des Verpackungsdesigns beginnen.

Dieser Leitfaden konzentriert sich auf die Dokumentation der Verpackung. Informationen zu Volumenberechnungen und physischem Schutz finden Sie in unserem separaten Leitfaden. Exportverpackung für zerlegbare Stahlmöbel: Volumenmeter, Schutzmaßnahmen und Containerbeladung.

1. Überprüfen Sie den PPWR-Zeitplan, bevor Sie die Dokumentanforderungen festlegen.

Die Verordnung (EU) 2025/40, die Verordnung über Verpackungen und Verpackungsabfälle, trat am 11. Februar 2025 in Kraft und gilt grundsätzlich ab dem 12. August 2026. Ihre Anforderungen haben unterschiedliche Umsetzungsdaten. Europäische Kommission

Die Kommission stellt außerdem klar, dass die PPWR-Konformitätsbewertung hinsichtlich der Recyclingfähigkeit erst erforderlich ist, wenn die entsprechenden delegierten Rechtsakte gemäß Artikel 6 Absatz 4 in Kraft treten. eur-lex.europa.eu

Für jedes angeforderte Dokument sind die jeweilige Anforderung, das Implementierungsdatum und die Verpackungsart zu erfassen. Dadurch lässt sich die Reaktion des Lieferanten leichter beurteilen.

2. Beginnen Sie mit einer Verpackungsstückliste.

Eine Beschreibung wie „Standard-Exportkarton mit Schaumstoffschutz“ lässt für eine Einkaufsprüfung zu viele Unklarheiten.

Fordern Sie eine Verpackungsstückliste (BOM) an, die mit dem angebotenen Regalsystemmodell und der Verpackungsrevision verknüpft ist.

Identifizieren Sie gegebenenfalls Komponenten aus Mischmaterialien, Beschichtungen und Klebstoffe. Kann ein Lieferant ein Material nicht bestätigen, dokumentieren Sie die Diskrepanz und vereinbaren Sie die weitere Vorgehensweise.

Man sollte auch die Verpackung vom Produkt unterscheiden. Eine Stahlregalplatte oder eine MDF-Regalplatte gehört zur Regalspezifikation; der Beutel oder die Trennwand, die sie schützt, gehört zur Verpackungsprüfung.

3. Verpackungsgewichte mit klarer Messgrundlage anfordern

Das Bruttogewicht der Sendung allein ermöglicht keine zuverlässige Aufschlüsselung der Verpackung nach Verpackungsmaterialien.

Bitten Sie den Lieferanten um folgende Stellungnahme:

• Unabhängig davon, ob jedes Gewicht gemessen, berechnet oder geschätzt wird.

• Ob es sich um einen Preis pro Karton, pro komplettes Regalelement oder pro Palette handelt.

• Die verwendete Probe, das Messdatum und die Verpackungsrevision.

• Wie gemeinsam genutzte Paletten, Verpackungsmaterial, Gurte und Stauholz zugeteilt werden.

• Ob die endgültige Produktionsverpackung vom Angebotsmuster abweicht.

Für interne Einkaufsprüfungen ist folgender Abgleich hilfreich:

Gewicht der Versandverpackung = Verpackung aller Verkaufseinheiten + gemeinsame Transportverpackung.

Gemeinsam genutzte Artikel werden nur einmal gezählt. Bei Produkten, die in mehreren Kartons versendet werden, zählen Sie jeden Karton, der zum Gesamtprodukt gehört.

Dies ist eine Methode zum Abgleich von Beschaffungsdatensätzen. Die Berichtskategorien und Berechnungsregeln der Zielländer müssen separat geprüft werden.

Der Käufer sollte außerdem die Gesamtsumme der Komponenten mit der verpackten Probe vergleichen. Eine unerklärliche Abweichung ist ein Grund, die Daten zu überprüfen, bevor sie für Berichte oder Kostenvergleiche verwendet werden.

Verwandter Einkaufsratgeber: siehe Was ändert sich auf Ihr Angebot für eine Stahlregalfabrik? beim Vergleich der Kosten für Verpackung, Prüfung und Dokumentation.

Beispiel: Verpackungsmaterialien, gemessene Gewichte und auftragsspezifische Aufzeichnungen gemeinsam prüfen.

4. Trennen Sie die Unterlagen der unterstützenden Lieferanten von der Konformitätsdokumentation.

Soweit anwendbar, verpflichtet Artikel 18 die Importeure, die Konformitätsbewertung des Herstellers, die technische Dokumentation, die erforderlichen Begleitdokumente, die Kennzeichnung und die Identifikation zu überprüfen. Anhang VII regelt die interne Produktionskontrolle und die zugehörige technische Dokumentation; Anhang VIII legt die Struktur der EU-Konformitätserklärung fest.

Importeure müssen eine Kopie der Erklärung fünf Jahre lang für Einwegverpackungen bzw. zehn Jahre lang für Mehrwegverpackungen aufbewahren und sicherstellen, dass die technische Dokumentation den Behörden zur Verfügung gestellt werden kann. EUR-Lex

Für die Beschaffungsunterlagen fordern Sie bitte Folgendes an:

Fragen Sie nach, welche Anforderungen die einzelnen Datensätze erfüllen. Ein Bericht über ein einzelnes Filmmaterial sollte nicht als Nachweis für ein gesamtes Karton- und Palettensystem herangezogen werden.

Vor der Genehmigung die rechtlichen Zuständigkeiten klären. Die Kommission erklärt, dass der PPWR-Hersteller nicht immer das Unternehmen ist, das die Verpackung physisch herstellt; Markenbildung und Kontrolle über das Design können die Zuständigkeit beeinflussen. EUR-Lex

5. Holzverpackung separat prüfen

Für Holzverpackungen und Stauholz, die aus Nicht-EU-Ländern in die EU eingeführt werden, schreibt die Europäische Kommission die Behandlung nach ISPM 15, die Kennzeichnung und die Entrindung vor. Ausgenommen sind Hölzer mit einer Dicke von maximal 6 mm sowie Verpackungen, die vollständig aus verarbeitetem Holz wie Sperrholz bestehen. Lebensmittelsicherheit

Wo Holzverpackungen vorgeschlagen werden, fordern Sie Folgendes an:

• Konstruktionsdetails zur Kennzeichnung von Massivholz und verarbeitetem Holz.

• Fotos der entsprechenden Kennzeichnungen auf der tatsächlichen Verpackung.

• Eine Verbindung zwischen der Holzverpackung und dem Versand.

• Unterstützende Behandlungs- oder Lieferantenunterlagen, sofern verfügbar und relevant.

Prüfen Sie die gesamte Konstruktion. Eine Sperrholzplattform kann dennoch Massivholzstützen oder zusätzliches Füllmaterial enthalten.

Diese Kontrollen der Pflanzengesundheit sollten als separater Bestandteil der Verpackungsdokumentation aufbewahrt werden, damit sie zusammen mit den Material- und Konformitätsaufzeichnungen überprüft werden können.

6. Halten Sie das genehmigte Muster und die Produktionsverpackung rückverfolgbar.

Eine aussagekräftige Verpackungsdatei sollte es dem Käufer ermöglichen, das genehmigte Muster mit der erhaltenen Ware in Verbindung zu bringen.

Als beispielhafte Ablagekonvention könnte ein Käufer Folgendes verwenden: PACK-SHELF-A-REV02Der genaue Code ist weniger wichtig als die einheitliche Verwendung in der gesamten Spezifikation, den Fotos, den Materialaufzeichnungen und der Bestellung.

Eine andere Schaumstoffeinlage, ein anderes Klebeband, ein anderer Kartonlieferant oder eine andere Palettenkonstruktion sollten eine Überprüfung der betroffenen Datensätze auslösen.

Bei Nachbestellungen sollten Sie den Lieferanten bitten, zu bestätigen, ob die Verpackungsversion unverändert geblieben ist. Die Wiederverwendung einer Produktmodellnummer bedeutet nicht, dass die Verpackung unverändert ist.

7. Einigung darüber, wer die Aufzeichnungen führt.

Nutzen Sie den Kaufvertrag, um Routinearbeiten zu verteilen und die für die Informationsbereitstellung zuständigen Personen zu benennen. Klären Sie die gesetzlichen Rollen gesondert.

Die Kommission rät Unternehmen, die bestehenden nationalen Vorschriften zur erweiterten Herstellerverantwortung weiterhin einzuhalten und die Länder, in denen sie verkaufen, zu überprüfen. Europäische Kommission

Für Deutschland, Spanien und Polen sollten Sie die jeweiligen nationalen Anforderungen und Meldeverfahren prüfen. Eine Materialliste des Lieferanten kann dabei hilfreich sein, ersetzt aber nicht die Registrierungs- und Meldepflichten des Käufers.

8. Senden Sie diese Verpackungsanfrage zusammen mit Ihrer Angebotsanfrage.

Bitte geben Sie bei Ihrer Angebotsanfrage folgende Information an:

Bitte geben Sie das Modell [Modell/Spezifikation] und die Menge [Menge] des Stahlregals für die Lieferung nach [EU-Land und Bestimmungsort] an.

Bitte geben Sie die vorgeschlagene Verpackungsspezifikation, die Materialliste und die Gewichte der einzelnen Verpackungsmaterialien an. Geben Sie die Gewichtsgrundlage, die Kartonkonfiguration, die Verwendung von Paletten oder Ladungssicherungsmaterialien sowie etwaige Verpackungsrevisionen an.

Bitte benennen Sie die für die entsprechende Dokumentation zur Verpackungskonformität verantwortlichen Parteien und erläutern Sie, wie auf die entsprechenden Unterlagen zugegriffen werden kann.

Sofern eine Holzverpackung vorgesehen ist, geben Sie bitte Konstruktionsdetails und die entsprechenden ISPM 15-Kennzeichnungsinformationen an.

Bitte geben Sie an, welche Dokumente bereits vorliegen, welche eine Musterfreigabe erfordern und ob zusätzliche Kosten oder Vorlaufzeiten für vereinbarte Änderungen bei Tests, Dokumentation oder Verpackung anfallen.

Prüfen Sie die Antwort, bevor Sie die Bestellung bestätigen. Klären Sie fehlende Materialangaben, unklare Messgrundlagen und nicht unterzeichnete oder nicht zugehörige Dokumente, solange Änderungen noch möglich sind.

Häufig gestellte Fragen

Reicht eine handelsübliche Packliste aus?

Eine handelsübliche Packliste enthält üblicherweise Angaben zur Sendungsidentifizierung und -menge. Bitte fordern Sie separate Verpackungsspezifikationen und eine detaillierte Materialaufstellung an, falls diese Angaben fehlen.

Kann eine Verpackungsdatei verschiedene Regalsysteme abdecken?

Bitten Sie den Lieferanten, genau anzugeben, welche Modelle, Kartonkonfigurationen und Revisionen die Datei umfasst. Prüfen Sie etwaige Unterschiede bei Schutzmaterialien, Kartongrößen, Gewichten oder Paletten, bevor Sie sich auf die gemeinsam genutzten Aufzeichnungen verlassen.

Können dieselben Dokumente auch für Nachbestellungen verwendet werden?

Sie können weiterhin nützlich sein, sofern die Verpackung und die geltenden Anforderungen unverändert bleiben. Bitte bestätigen Sie für jede Bestellung die Revision, die Materialquellen, den Dokumentenumfang und die Lieferanweisungen.